営業マンが注意しなくてはならない情報漏洩

今日も竹村文利が、営業マンとしての経験からいろいろと語っていきます。

ニュースや新聞などで情報漏洩による事件やトラブルを見たことがある、実際に知っているという人は多いでしょう。オフィスのIT化以前より情報漏洩の事件やトラブルはありましたが、オフィスのIT化によって今まで情報漏洩のルートが紙であったのが、紙だけでなくインターネットも情報漏洩のルートとなっています。

情報漏洩のトラブルは、多くはうっかりミスによるものだといわれています。個人情報の漏洩の調査を行っているNPO日本ネットワークセキュリティ協会の報告によると、数万件、数十万件といった大規模な個人情報の漏洩の原因は不正アクセスによるものであり、その原因はヒューマンエラーという結果になっています。誤作動や管理ミス、紛失や置忘れといった原因がトラブルの8割を占めているというのです。

営業マンがよく起こすトラブルが電子メールやFAXを目的の顧客ではなく、異なる顧客に送信してしまった、メールに添付すべきファイルではなく、異なるファイルを添付して送信してしまった、メールの配信先を間違えてしまったという誤送信です。

単純なミスですが、重大なトラブルを引き起こしかねない問題のため、竹村文利もメールやFAX、郵送については普段から気を付けています。しかし、どんなに気を付けていてもミスは必ず起きるといえます。

そのため、企業によってはITシステムによって対策を行っている企業もあるようです。例えばメール送受信のシステムで、送信ボタンを押してもすぐにメールを送信せず、確認をしてから送信ができるようなシステムを利用することによってミスを大幅に減らすことが可能です。

IT関係の情報漏洩トラブルについては、会社でインストールが禁止されている情報共有ツールを使用し、そこから情報が漏洩したというトラブルもあります。企業によってはソフトのダウンロードを禁止するなどの設定を行っていますが、インターネット上のアクセスやダウンロードなどを管理するには、それを実現するシステムと管理者が必要になるため、すべての企業が用意をすることは難しいでしょう。

この場合は情報漏洩に関する社内教育、研修を徹底するといった対応を行うことになります。

営業マンが起こす紙での情報漏洩のトラブルとしては承認などを得ずにシュレッダーにかけてしまった、持ち出し禁止の書類を持ち出したなどがあります。オフィスがIT化されているため、情報漏洩は紙よりインターネットの方が多いと思われがちですが、実際はインターネットより紙での情報漏洩の方が多いといわれています。

紙での情報漏洩トラブルについては、社内教育、研修の徹底はもちろん、持ち出し禁止書類の管理など営業マンだけでなく企業全体で取り組む必要があります。

置忘れや紛失による情報漏洩トラブルも営業マンには多いといわれています。書類やスマートフォン、タブレットなどを食事した店などに忘れて、取りに戻ったときにはすでになかったというトラブルはよく聞かれます。そのほか情報漏洩にはスパイウェアの感染といった第三者による悪意が原因となる場合があります。第三者の悪意については会社全体でのセキュリティ管理が必要になります。

それでは竹村文利がお届けました。